En personlig assistent arbejder tæt på en anden persons beslutninger, aftaler og fortrolige oplysninger. I en administrativ stilling består jobbet af langt mere end at passe kalenderen. Du skal vide, hvilke aftaler der må flyttes, hvilke oplysninger der skal beskyttes, og hvornår en uklarhed skal afklares, før den bliver til et praktisk problem.
En personlig assistent skal kende sit mandat
Stillingsbetegnelsen personlig assistent dækker over forskellige typer arbejde. Nogle stillinger er knyttet til en direktør eller selvstændig og omfatter møder, korrespondance og rejser. Andre rummer private ærinder eller praktisk støtte i hverdagen. Læs derfor opgavebeskrivelsen grundigt frem for at lægge for meget i titlen. Den administrative rolle tæt på en leder stiller særlige krav til både dømmekraft og klare aftaler. Når du vurderer en stilling, bør du afveje personlig assistent nettoløn
, arbejdstid og ansvar i forhold til dine egne prioriteter.
Et præcist mandat er grundlaget for samarbejdet. Må du afvise en mødeinvitation uden at spørge? Må du bestille en dyrere togbillet, hvis den giver mulighed for at arbejde undervejs? Og hvem godkender en ændring, når lederen er optaget af et kundemøde og ikke kan kontaktes? Spørgsmålene kræver konkrete svar. En besked om blot at bruge sin sunde fornuft giver ikke meget at støtte sig til, når en beslutning skal træffes hurtigt.
Mandatet kan eksempelvis beskrives gennem nogle få faste aftaler:
- Interne statusmøder må flyttes inden for samme uge.
- Aftaler med eksterne deltagere ændres først efter accept.
- Udgifter over en aftalt beløbsgrænse kræver godkendelse.
- Private opgaver holdes adskilt fra virksomhedens bestillinger og bilag.
Aftal også, hvordan du skal reagere, når du er i tvivl. En kort besked med to mulige løsninger er ofte mere anvendelig end et åbent spørgsmål midt i en travl dag. Mandatet skal desuden følge med, når opgaverne ændrer sig. Tillid giver ikke automatisk ret til at træffe alle beslutninger, og en tidligere undtagelse er ikke nødvendigvis blevet en fast regel.
Kalenderen skal afspejle arbejdet mellem møderne
En kalender kan se ryddelig ud og stadig være umulig at arbejde efter. Fem møder lige efter hinanden efterlader ingen tid til at læse bilag, besvare en hastesag eller komme fra den ene bygning til den anden. Som personlig assistent skal du derfor vurdere hele forløbet omkring en aftale, ikke kun finde et ledigt felt.
Et møde fra kl. 10.00 til 11.00 kan i praksis kræve forberedelse fra kl. 9.30 og et kvarter bagefter til noter. Ligger næste aftale på en anden adresse, skal der også sættes tid af til transport og eventuel registrering ved ankomsten. En gæst, der skal melde sig i receptionen, har desuden brug for andre oplysninger end en kollega, der kender huset.
Spørg efter formålet, før du accepterer en invitation med en vag overskrift. Skal deltagerne træffe en beslutning, drøfte et udkast eller blot modtage en orientering? Svaret har betydning for både varighed, deltagerkreds og materiale. En halv time er ikke nødvendigvis nok, hvis tre personer skal gennemgå et omfattende kontraktudkast.
Der bør også være en fast praksis for foreløbige reservationer. Skriv, hvem der er ansvarlig for reservationen, og hvornår den skal bekræftes eller frigives. Ellers fyldes kalenderen med aftaler, som ingen længere ved noget om. Beskyt sammenhængende arbejdstid med samme omhu som eksterne møder. En ledig time er ikke altid en time, der kan bookes.
Korrespondance kræver sikker fornemmelse for afsenderen
Når du skriver på en andens vegne, skal modtageren kunne forstå både budskabet og din rolle. En praktisk mødebekræftelse kan normalt sendes fra din egen adresse med en tydelig angivelse af, hvem du koordinerer for. Et svar om priser, vilkår eller et følsomt personalespørgsmål kræver mere afklaring og måske en særskilt godkendelse.
Skeln mellem at forberede et svar og at have tilladelse til at sende det. Et færdigt udkast kan spare lederen tid, men skal markeres tydeligt, hvis indholdet endnu ikke er godkendt. Små formuleringer kan ændre betydningen. Der er forskel på, om virksomheden undersøger en mulighed, forventer at kunne levere eller lover en bestemt leveringsdato.
Sorteringen af indbakken skal også bygge på klare aftaler. En besked fra en kendt kontakt er ikke automatisk vigtigere end en henvendelse fra en ukendt afsender. Se efter frister, opgaver, der afventer svar, og konsekvenserne ved at vente. Mangler en leverandør en godkendelse for at kunne overholde en aftalt dato, bør den besked ikke forsvinde blandt almindelige orienteringer.
Brug gerne korte interne noter til at forklare, hvad lederen skal tage stilling til. Du kan for eksempel skrive, at kunden ønsker svar senest torsdag, og at udkastet accepterer tidsplanen, men ikke den ekstra udgift. Så fremgår beslutningen tydeligt uden en lang genfortælling af mailtråden. Kontrollér modtagere, vedhæftninger og eventuelle tidligere beskeder, før du sender korrespondancen videre.
Diskretion består af konkrete arbejdsvaner
Fortrolighed handler ikke kun om at undlade at fortælle noget videre. Den viser sig også i valget af mødelokale, adgangen til dokumenter og måden, du håndterer en telefonsamtale på. En samtale om en mulig afskedigelse hører ikke hjemme i et åbent kontorområde, selv om du undgår at nævne personens navn.
Adgang til lederens kalender og indbakke betyder ikke, at du har brug for adgang til alt andet. Aftal, hvilke mapper og oplysninger du skal kunne se, og brug virksomhedens godkendte adgangsløsninger. Delte adgangskoder skaber uklarhed om, hvem der har gjort hvad. Skal en vikar overtage, bør vedkommende få sin egen adgang til de relevante systemer frem for at låne din.
Private oplysninger kræver også omtanke i kalenderen. En aftale kan få en neutral titel, hvis andre medarbejdere kan se den. De nødvendige praktiske detaljer kan placeres et sted, hvor kun de relevante personer har adgang. Formålet er at give tilstrækkelig information til, at arbejdet kan udføres, uden at sprede personlige oplysninger unødigt.
Fejl skal håndteres hurtigt og åbent gennem de aftalte kanaler. Sender du et dokument til en forkert modtager, bør du straks kontakte den relevante interne funktion og følge arbejdspladsens procedure. Forsøg ikke blot at få beskeden slettet i håb om, at sagen dermed er afsluttet. Notér, hvad der er sendt, til hvem og hvornår, så hændelsen kan vurderes på et ordentligt grundlag.
Et tæt samarbejde behøver tydelige grænser
Det tætte samarbejde med en leder kan skabe en forventning om konstant tilgængelighed. Derfor bør arbejdstid og kontakt uden for normal arbejdstid være afklaret fra begyndelsen. Skal du hjælpe ved aftenarrangementer eller ændringer under rejser, skal det fremgå, hvordan opgaverne planlægges, og hvordan tiden registreres og håndteres efter de gældende aftaler.
Skeln mellem noget, der haster for afsenderen, og noget, der faktisk kræver handling nu. En ændring i næste måneds middagsselskab behøver normalt ikke blive ordnet søndag aften. En aflyst hjemrejse samme aften kan derimod kræve hurtig koordinering, hvis rejsehåndtering er en del af din funktion. Faste kriterier mindsker behovet for at forhandle grænsen i hver enkelt situation.
Et kort, tilbagevendende møde med lederen kan bruges til at afstemme kommende beslutninger, ændrede prioriteter og opgaver, der ikke længere skal udføres. Medbring konkrete punkter. Hvis to arrangementer konkurrerer om samme dag, skal du kende prioriteten, før du bruger tid på invitationer og reservationer. Bed også om tilbagemeldinger på dine vurderinger, så du ved, hvornår du rammer rigtigt, og hvornår noget skal justeres.
Arbejdet skal desuden kunne overdrages. Hold en opdateret beskrivelse af faste frister, kontaktpersoner og praktiske procedurer, men undlad at samle adgangskoder i dokumentet. En kollega skal kunne finde mødematerialet, ændre en reservation og se, hvilke svar der afventes. Ved ferie eller sygdom skal det fremgå, hvem der er stedfortræder, hvilke opgaver vedkommende overtager, og hvad der kan vente, til du er tilbage.
